Se gestisci una società di consulenza e hai provato a usare Salesforce, HubSpot o un CRM tradizionale, probabilmente hai avuto la stessa esperienza: funziona per tracciare lead e fare email marketing, ma non per gestire il tuo business reale. Perché? Perché le società di consulenza non vendono prodotti standard. Vendono competenze, progetti complessi, soluzioni personalizzate. E i CRM generici non sono costruiti per questo.
Perché i CRM tradizionali non funzionano per la consulenza
I CRM come Salesforce, HubSpot, Pipedrive sono ottimi per aziende che vendono prodotti o servizi standardizzati. Il workflow tipico è: lead → qualifica → demo → proposta → chiusura. Ogni deal è simile, le fasi sono prevedibili, il pricing è relativamente fisso. Ma la consulenza non funziona così.
Ecco i gap principali dei CRM generici per società di consulenza:
- Nessuna gestione delle competenze del team: il cliente chiede competenza in SAP e cloud migration. Chi del tuo team ha queste skill? Il CRM non lo sa. Devi controllare manualmente CV e storico progetti.
- Proposal tracking inesistente: il CRM traccia se hai inviato una proposta, ma non gestisce il contenuto, le versioni, i requisiti coperti, il team allocato. Per quello usi Word, email, cartelle condivise.
- Nessun knowledge management: hai fatto 100 progetti simili. Quando arriva un nuovo RFP, dovresti recuperare case study, metodologie, lesson learned. Ma il CRM non ha una knowledge base integrata.
- Pipeline per prodotti, non per practice: il CRM ti fa tracciare 'opportunità', ma non distingue tra consulenza strategica, implementation, managed services. Non puoi analizzare la tua pipeline per linea di business.
- Win/loss analysis superficiale: quando perdi una gara, il CRM ti chiede il motivo da dropdown ('prezzo', 'timing', 'concorrente'). Ma non c'è spazio per analisi qualitativa seria: perché il concorrente era più convincente? Cosa mancava nella proposta?
Il risultato
Finisci per usare il CRM solo per tracciare contatti e deal ad alto livello, ma tutto il lavoro reale (preparare proposte, allocare team, gestire progetti) succede fuori dal CRM. Hai dati frammentati, nessuna single source of truth, e il CRM diventa un costo che nessuno usa davvero.
Di cosa ha davvero bisogno una società di consulenza
Una società di consulenza non vende lead, vende progetti complessi che richiedono competenze specifiche, team dedicato, proposal articolate. Il sistema di gestione clienti deve riflettere questo. Ecco le funzionalità essenziali.
1. Proposal management integrato
Non basta sapere che hai inviato una proposta. Devi gestire l'intero lifecycle: analisi RFP, estrazione requisiti, creazione contenuto, revisione interna, invio, follow-up, integrazione feedback. Il sistema deve tracciare quali sezioni sono complete, chi sta lavorando su cosa, quali requisiti del cliente sono coperti. E quando chiudi (o perdi), devi sapere cosa ha funzionato e cosa no per migliorare le prossime proposte.
2. Team competency matching
Il cliente chiede un team con esperienza in digital transformation per il settore retail, competenze in Salesforce e change management. Il sistema deve mostrarti immediatamente quali consultant hanno questo profilo, su quali progetti hanno lavorato, se sono disponibili. Non un database statico di CV, ma skill matching dinamico.
3. Knowledge management per riuso
Hai fatto 200 progetti negli ultimi anni. Quando arriva un RFP per digital transformation nel retail, il sistema deve recuperare automaticamente case study rilevanti, metodologie usate, lesson learned, team che hanno lavorato su progetti simili. Questo non è 'nice to have': è competitivo. Chi riusa meglio le conoscenze vince più gare e fa proposte più veloci.
4. Pipeline per practice area
Una società di consulenza tipica ha più practice: strategy, technology, operations, change management. Ogni practice ha pipeline separata, metriche diverse, team dedicato. Il CRM deve permetterti di vedere la pipeline per practice, capire dove stai vincendo e dove stai perdendo, allocare risorse di conseguenza.
5. Document management per compliance
Ogni proposta richiede documenti: NDA, referenze, certificazioni, CV del team, bilanci. Spesso gli stessi documenti vanno riusati in più proposte. Il sistema deve gestirli centralmente, aggiornarli quando cambiano (es. certificazione ISO rinnovata), e integrarli automaticamente nelle proposte. Non cercare file in 10 cartelle diverse.
Comparison: approcci diversi al CRM per consulenza
Ci sono diversi modi in cui le società di consulenza affrontano il problema. Nessuno è perfetto, ma alcuni funzionano meglio di altri.
| Approccio | Pro | Contro | Quando funziona |
|---|---|---|---|
| CRM generico (Salesforce/HubSpot) | Conosciuto, integrazioni, supporto | Non gestisce proposal, skill, knowledge. Richiede heavy customization. | Solo se hai team IT dedicato a customizzare tutto |
| PSA tool (Kantata, Mavenlink) | Gestisce progetti, risorse, fatturazione | Debole su proposal management e sales pipeline. Focus su delivery, non su pre-sales. | Se hai già vinto il progetto e devi gestire execution |
| Proposal software (RFPIO, Loopio) | Ottimo per gestire RFP response | Non è un CRM. Nessuna gestione clienti, pipeline, team. Solo content management. | Come add-on a un CRM esistente, non come sistema principale |
| Build your own (Notion/Airtable) | Flessibile, economico inizialmente | Scala male, nessuna AI, molto lavoro manuale. Diventa ingestibile oltre 50 deal. | Startup consulenza con <10 persone |
| CRM AI-powered per professional services | Costruito per consulenza: proposal, skill, knowledge, AI integrata | Meno maturo di Salesforce, meno integrazioni legacy | Società di consulenza 20-200 persone che fanno molte proposte complesse |
Cosa cercare in un CRM per società di consulenza
Se devi scegliere un CRM per la tua società di consulenza, ecco i criteri concreti da valutare. Non feature generiche, ma funzionalità specifiche che fanno la differenza nel tuo lavoro quotidiano.
- Proposal status tracking: per ogni opportunità, vedi a che punto è la proposta. Draft / In review / Sent / Negotiation / Won/Lost. Con history di tutte le versioni e modifiche.
- Skill-to-requirement matching: carichi un RFP che richiede 'Java, AWS, esperienza settore finance'. Il sistema ti suggerisce automaticamente i consultant che matchano questi criteri.
- Integrated knowledge base: tutti i tuoi case study, template, metodologie, lesson learned. Searchable semanticamente ('progetti simili in ambito digital transformation retail'), non solo per keyword.
- Multi-practice pipeline: vedi la tua pipeline divisa per practice area. Quante opportunità hai in strategy vs technology? Qual è il win rate per practice?
- Collaboration su proposte: più persone lavorano sulla stessa proposta contemporaneamente. Il PM scrive la parte tecnica, il partner scrive executive summary, il pricing manager fa il budget. Il sistema integra tutto.
- Automated follow-up reminders: l'AI ti dice quando fare follow-up in base al comportamento del cliente. 'Il cliente ha aperto la proposta 3 volte ma non ha risposto: chiama domani'.
- Win/loss analytics: quando chiudi un deal (positivo o negativo), registri motivo, competitor, lesson learned. Il sistema aggrega questi dati e ti dice dove stai perdendo e perché.
Red flag da evitare
Se il vendor ti dice 'certo, puoi customizzare tutto con API e low-code', probabilmente significa che out-of-the-box non fa quello che ti serve. Le customizzazioni costano tempo e denaro, vanno mantenute, e spesso si rompono con gli aggiornamenti. Cerca un sistema che faccia quello che ti serve nativamente.
Come l'AI cambia il CRM per società di consulenza
Un CRM tradizionale è un database passivo: tu inserisci dati, lui li archivia. Un CRM AI-powered è attivo: analizza i dati, ti suggerisce azioni, automatizza lavoro ripetitivo, impara dai pattern. Questa è la differenza che conta.
Analisi automatica RFP
Arriva un RFP di 80 pagine. Invece di leggerlo tutto manualmente, lo carichi nel CRM. L'AI estrae automaticamente: requisiti obbligatori, criteri di valutazione, scadenze, budget, stakeholder, reference richieste. Ti produce un summary di 3 pagine. Tempo: 15 minuti invece di 4 ore.
Suggerimenti di team composition
Basandosi sui requisiti del cliente e sulle competenze del tuo team, l'AI ti suggerisce la migliore composizione del team: chi come project manager, chi come senior consultant, chi come specialist. Non una lista di CV: una proposta di team completa con rationale.
Content generation da knowledge base
L'AI prende i tuoi case study passati, li adatta al contesto del cliente attuale, genera sezioni di proposta coerenti e personalizzate. Non copia-incolla: rielaborazione intelligente. Tu fai review e raffini, non parti da zero.
Predictive win probability
L'AI calcola la probabilità di chiusura di ogni opportunità basandosi su segnali concreti: engagement del cliente, completeness della proposta, match con i requisiti, storico di deal simili. Non 'feeling', ma percentuale data-driven.
Delphis Pipeline: CRM costruito per professional services
Delphis Pipeline non è un CRM generico adattato alla consulenza. È costruito da zero per società di consulenza, agenzie, e aziende di servizi B2B che lavorano su progetti complessi e proposte articolate.
- Proposal management end-to-end: dall'analisi RFP alla proposta finale, tutto in un unico workflow. Non devi saltare tra 5 tool diversi.
- Skill matching automatico: carica un RFP, l'AI ti suggerisce il team ideale basandosi su competenze, disponibilità, e experience in progetti simili.
- Knowledge base integrata: tutti i tuoi case study, metodologie, template. L'AI li usa automaticamente per generare contenuto personalizzato per ogni proposta.
- Pipeline per practice: vedi opportunità divise per practice area, con metriche dedicate (win rate, average deal size, sales cycle per practice).
- Collaboration intelligente: più persone lavorano sulla stessa proposta, l'AI mantiene coerenza tra sezioni e integra contributi.
- Win/loss analytics: ogni deal chiuso (positivo o negativo) alimenta l'AI. Impari dai successi e dagli errori, migliori proposta dopo proposta.
Prova con un RFP reale
Il modo migliore per valutare se Delphis Pipeline funziona per la tua società di consulenza è provarlo con un RFP vero. Porta un bando o RFP recente in una demo. Vediamo insieme quanto tempo avresti risparmiato, come l'AI avrebbe composto il team, quali case study avrebbe recuperato. In 30 minuti hai una valutazione concreta, non un sales pitch generico.
Come scegliere: checklist pratica
Quando valuti un CRM per la tua società di consulenza, usa questa checklist per confrontare le opzioni. Non basarti su demo generiche, ma su scenari concreti del tuo business.
- Porta un RFP reale e chiedi al vendor di mostrarti come lo gestirebbe dall'inizio alla fine. Se non riesce, il sistema non è fatto per te.
- Chiedi di vedere come caricheresti le competenze del tuo team e come il sistema le matcherebbe con un requirement specifico.
- Verifica se puoi caricare case study passati e fare search semantico ('progetti simili per cliente nel settore automotive').
- Controlla se puoi vedere la pipeline divisa per practice area con metriche separate.
- Testa la collaboration: due persone possono lavorare sulla stessa proposta contemporaneamente senza conflitti?
- Chiedi quanto tempo ci vuole per fare onboarding completo del team. Se ti dicono 6 mesi, è troppo complesso.
- Verifica i costi reali: licenze, onboarding, customizzazione, training. Molti CRM hanno costi nascosti che emergono dopo.
"Abbiamo provato Salesforce per due anni. Customizzazioni infinite, costi altissimi, nessuno lo usava davvero perché non gestiva le proposte. Siamo passati a Delphis e in 3 mesi tutto il team lo usa quotidianamente. Perché? Perché fa esattamente quello di cui abbiamo bisogno: gestire RFP, comporre team, recuperare case study, tracciare opportunità per practice. Non è un CRM generico forzato a fare consulenza: è costruito per questo."
— Managing Partner, società di consulenza strategica con 80 dipendenti
La scelta del CRM per una società di consulenza non è una decisione IT: è una decisione strategica. Il sistema giusto ti permette di partecipare a più gare, vincere più deal, riusare meglio la conoscenza, scalare senza perdere qualità. Il sistema sbagliato è un costo morto che nessuno usa. Scegli con attenzione.