Come preparare proposte commerciali con l'AI: guida pratica

L'AI può scrivere proposte commerciali? Sì. Può farlo bene? Dipende. Può farlo meglio e più velocemente di te? In alcuni casi sì, in altri no. Questa guida ti dice quando usarla, come usarla, e cosa aspettarti davvero.

Il processo tradizionale (e perché è lento)

Una proposta commerciale complessa richiede in media 2-3 giorni di lavoro. Non perché scrivere sia difficile, ma perché il processo è frammentato.

Le fasi di una proposta tradizionale

1. Analisi della richiesta del cliente (1-2 ore): capire cosa vuole, leggere il brief o RFP, identificare i requisiti
2. Ricerca informazioni interne (2-3 ore): cercare progetti simili, case study, dati di performance, informazioni sui prodotti
3. Bozza della struttura (1 ora): decidere indice, sezioni, approccio
4. Scrittura prima bozza (4-6 ore): la parte più lunga, dove si produce il grosso del contenuto
5. Revisione tecnica (2-3 ore): colleghi tecnici verificano fattibilità, tempi, costi
6. Revisione commerciale (1-2 ore): responsabile commerciale controlla pricing, posizionamento, coerenza
7. Finalizzazione e formattazione (1-2 ore): brand guidelines, impaginazione, PDF finale

Totale: 12-19 ore distribuite su 2-3 giorni (raramente si lavora su una proposta 8 ore filate). E questo è per una proposta media, non per una mega-gara da 500 pagine.

Cosa può fare l'AI (aspettative realistiche)

Iniziamo con le aspettative. L'AI non scrive proposte perfette premendo un bottone. Ma può accelerare enormemente ogni fase del processo se usata nel modo giusto.

Cosa l'AI fa bene

• Estrarre requisiti da documenti lunghi: legge un RFP di 100 pagine e ti dà l'elenco strutturato dei requisiti in 2 minuti
• Trovare informazioni nella knowledge base: cerca tra progetti passati, case study, documenti interni e tira fuori quello che serve
• Generare strutture e outline: propone indici, titoli di sezioni, flow logico della proposta
• Scrivere bozze di sezioni standard: executive summary, company profile, metodologia, team
• Adattare contenuti esistenti: prende un case study passato e lo riscrive per un nuovo contesto
• Mantenere coerenza di tono e stile: se gli dai brand guidelines, le segue

Cosa l'AI non fa (ancora) bene

• Capire il contesto politico/relazionale: se il cliente ha una storia particolare o aspettative non scritte, l'AI non lo sa
• Innovare sulla soluzione: l'AI ricombina quello che già esiste, non inventa approcci veramente nuovi
• Valutare il rischio: non sa dire se una promessa è realistica o se stai sottostimando tempi/costi
• Negoziare trade-off: quando devi bilanciare qualità/tempo/costo, serve giudizio umano
• Relazionarsi col cliente: l'AI non sa se il cliente preferisce proposte tecniche o commerciali, formali o friendly

Il workflow AI-assisted: dalla richiesta alla proposta

Ecco come funziona concretamente un processo di creazione proposte che integra l'AI. Ogni fase sfrutta l'AI per quello che fa meglio, lasciando a te le parti ad alto valore.

Fase 1: Analisi della richiesta (da 2 ore a 15 minuti)

Carichi il brief o RFP. L'AI lo analizza ed estrae: obiettivi del cliente, requisiti tecnici, criteri di valutazione, vincoli (budget, tempi, deliverable), stakeholder coinvolti. Tu leggi il report, aggiungi il contesto che solo tu conosci (es. il cliente è molto sensibile ai costi, oppure stanno cambiando management).

Fase 2: Ricerca informazioni (da 3 ore a 20 minuti)

Chiedi all'AI di cercare nella knowledge base progetti simili, case study rilevanti, dati di performance utili. L'AI tira fuori 5-7 documenti pertinenti. Tu scegli quali usare e come adattarli.

Fase 3: Struttura della proposta (da 1 ora a 10 minuti)

Chiedi all'AI di proporre una struttura basata sui requisiti estratti e sulle tue linee guida. L'AI genera un indice con sezioni e sottosezioni. Tu aggiusti, riordini, aggiungi o togli parti in base alla strategia.

Fase 4: Scrittura prima bozza (da 6 ore a 2 ore)

Ora l'AI scrive sezione per sezione. Tu dai input specifici per ogni sezione (es. 'usa il case study X, enfatizza la velocità di implementazione, mantieni tono professionale ma accessibile'). L'AI genera la bozza, tu la rivedi e la affini. Non devi più fissare il foglio bianco: parta dalla bozza e la migliori.

Fase 5: Revisione e finalizzazione (da 4 ore a 1.5 ore)

Revisione tecnica e commerciale: qui l'AI aiuta poco, serve l'umano. Ma l'AI può verificare coerenza interna (contraddizioni tra sezioni), aderenza alle brand guidelines, completezza (se hai coperto tutti i requisiti del brief).

Totale: da 12-19 ore a 4.5-5 ore. Riduzione del 70-75% del tempo. E soprattutto: da 2-3 giorni di calendario a poche ore o 1 giorno max.

Qualità dell'output: cosa aspettarsi

La domanda vera: l'AI scrive proposte di qualità? La risposta: dipende da quanto è buono l'input che le dai e quanto lavori sulla revisione.

"Le prime proposte generate con l'AI erano mediocri. Troppo generiche, poco personalizzate. Ma dopo aver costruito una knowledge base solida e affinato i prompt, ora l'AI genera bozze che richiedono solo 20-30% di editing. Il tempo risparmiato è reale."

— Responsabile Commerciale, azienda IT B2B

I fattori che fanno la differenza

1. Knowledge base ben organizzata: se l'AI ha accesso a case study, progetti passati, template di qualità, l'output migliora enormemente
2. Prompt precisi e dettagliati: non 'scrivi executive summary', ma 'scrivi executive summary enfatizzando esperienza nel settore pubblico, menzionando case study X e Y, tono formale, max 2 pagine'
3. Iterazione: la prima bozza è raramente perfetta. Ma puoi chiedere all'AI di riscrivere, espandere, sintetizzare, cambiare tono. In 3-4 iterazioni arrivi a qualcosa di solido.
4. Revisione umana finale: sempre. L'AI è un acceleratore, ma l'occhio umano verifica coerenza, tono, positioning.

Best practice e trucchi per ottenere risultati migliori

Dopo aver usato l'AI per decine di proposte commerciali, ecco i pattern che funzionano meglio.

1. Costruisci una knowledge base solida prima di iniziare: carica case study, progetti passati, template di sezioni, company profile. L'AI userà questi come riferimento.
2. Usa prompt strutturati con contesto esplicito: non chiedere 'scrivi la sezione metodologia', ma 'scrivi la sezione metodologia per progetto di migrazione cloud in ambito bancario, cliente risk-averse, enfatizza sicurezza e continuità operativa, 3 pagine, usa case study Banca X come riferimento'.
3. Itera per sezione, non generare tutto insieme: genera e affina una sezione alla volta. Più gestibile e risultato migliore.
4. Chiedi all'AI di autovalutarsi: 'questa sezione copre tutti i requisiti del brief?', 'ci sono contraddizioni con la sezione precedente?'. L'AI è brava a fare check di coerenza.
5. Mantieni uno stile di scrittura coerente: crea una guida di stile o brand voice e falla riferire all'AI in ogni prompt.
6. Fai review umana delle parti critiche: executive summary, pricing, impegni contrattuali. L'AI non capisce le implicazioni legali/commerciali.

Errori comuni (e come evitarli)

L'AI è potente, ma è facile fare errori che rovinano il risultato. Ecco i più frequenti.

1. Affidarsi troppo all'AI senza revisione

Errore: generare la proposta con l'AI e inviarla senza leggere. Rischio: errori fattuali, contraddizioni, tono sbagliato, promesse non verificate. Soluzione: l'AI genera bozze, tu rivedi sempre.

2. Prompt troppo vaghi

Errore: 'scrivi una proposta commerciale'. Risultato: testo generico, poco utile. Soluzione: prompt dettagliati con contesto, obiettivi, riferimenti specifici.

3. Non costruire una knowledge base

Errore: chiedere all'AI di scrivere senza darle materiale di riferimento. Risultato: output inventato o troppo generico. Soluzione: carica case study, progetti, template prima di iniziare.

4. Non personalizzare per il cliente

Errore: usare la stessa proposta AI-generata per clienti diversi cambiando solo il nome. Rischio: cliente si accorge che è generica (e magari generata da AI). Soluzione: sempre aggiungere elementi specifici per quel cliente, quel contesto, quella relazione.

5. Ignorare i limiti dell'AI

Errore: chiedere all'AI di fare cose che non sa fare (valutare rischi complessi, fare scelte strategiche). Risultato: output plausibile ma sbagliato. Soluzione: usa l'AI per accelerare, non per decidere.

Delphis: AI specificamente costruita per proposte di gara

I tool AI generici (ChatGPT, Claude, Gemini) possono aiutare, ma hanno limiti: non conoscono il contesto delle gare pubbliche, non hanno accesso alla tua knowledge base aziendale, non mantengono traccia delle versioni, non si integrano col workflow dell'ufficio gare.

Delphis è costruito specificamente per preparare offerte e proposte commerciali in ambito B2B e gare pubbliche. Non è un LLM generico: è una piattaforma integrata per gestire l'intero ciclo dalla analisi del bando alla proposta finale.

Cosa fa Delphis per le proposte commerciali

• Analizza automaticamente il bando/RFP: estrae requisiti, criteri, vincoli. Li mappa contro la tua offerta.
• Knowledge base integrata: carica tutti i tuoi case study, progetti, certificazioni, CV del team. L'AI li usa come riferimento.
• Genera sezioni complete: executive summary, parte tecnica, metodologia, piano di lavoro, team. Con i tuoi dati, non generici.
• Mantiene coerenza tra sezioni: l'AI sa cosa hai scritto nelle altre parti e mantiene allineamento.
• Verifica copertura requisiti: check automatico che ogni requisito del bando sia stato affrontato nella proposta.
• Versionamento e collaborazione: più persone lavorano sulla stessa proposta, l'AI integra i contributi.
• Export formattato: genera PDF seguendo il tuo template aziendale, non devi fare copia-incolla.

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